AI Act Art. 4: Was Mittelständler seit Februar 2025 wirklich tun müssen

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung. Der Kern in einem Satz: Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss dafür sorgen, dass seine Mitarbeitenden ausreichend KI-Kompetenz haben. Das betrifft nicht nur Konzerne mit eigener KI-Abteilung. Es betrifft auch den Betrieb, in dem drei Leute gelegentlich ChatGPT für Angebotstexte nutzen.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht gilt für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. „Betreiber” klingt groß, ist es aber nicht. Betreiber sind Sie schon, wenn Ihr Team im Arbeitsalltag KI-Tools verwendet. Ein paar Beispiele:

• Die Buchhaltung nutzt die KI-Funktion in der Buchhaltungssoftware.
• Der Vertrieb lässt Angebotstexte von ChatGPT vorformulieren.
• Das Marketing erstellt Bilder mit einem KI-Generator.
• Der Chatbot auf Ihrer Webseite beantwortet Kundenfragen.

Wenn einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft, gilt die Kompetenzpflicht für die Mitarbeitenden, die damit arbeiten.

Was heißt „ausreichende KI-Kompetenz”?

Das Gesetz schreibt keinen festen Lehrplan vor. Es verlangt, dass Mitarbeitende KI-Systeme sachkundig einsetzen können und sich der Chancen und Risiken bewusst sind. In der Praxis heißt das, Ihr Team sollte vier Dinge sicher beherrschen:

1. Was darf rein, was nicht. Vertrauliche Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in öffentliche KI-Tools. Die Daten können das Unternehmen sonst verlassen und weiterverwendet werden.
2. Halluzinationen erkennen. KI erfindet Inhalte, die plausibel klingen, aber falsch sind. Wer das weiß, prüft Ergebnisse, bevor sie zum Kunden gehen.
3. Verantwortung verstehen. Das KI-Ergebnis prüft nicht die KI. Verantwortlich bleibt der Mensch, der es verwendet.
4. Transparenzpflichten kennen. Spricht ein Kunde mit Ihrem Chatbot, muss erkennbar sein, dass er mit einer KI spricht – nicht mit einem Menschen (Art. 50).

Was sollten Sie jetzt konkret tun?

Der Aufwand ist überschaubar, wenn man ihn strukturiert angeht:

Erstens: Bestandsaufnahme. Welche KI-Tools sind bei Ihnen im Einsatz – auch die versteckten? Viele Programme haben inzwischen KI-Funktionen eingebaut, ohne dass es jemandem auffällt.

Zweitens: Schulung durchführen. Eine kompakte Schulung von 90 bis 120 Minuten deckt die Grundlagen für das gesamte Team ab. Wichtig ist, dass die Inhalte zum Arbeitsalltag passen. Eine Werkstatt braucht andere Beispiele als eine Steuerkanzlei.

Drittens: Dokumentieren. Die Teilnahme sollte schriftlich bestätigt werden – mit Datum, Inhalten und Teilnehmerliste. Diese Dokumentation ist Ihr Nachweis, falls jemand fragt. Ohne Beleg haben Sie geschult, können es aber nicht zeigen.

Viertens: Regeln festhalten. Ein kurzes KI-Richtlinien-Dokument beantwortet die Alltagsfragen: Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten sind tabu? Wer entscheidet im Zweifel? Fünf bis acht Seiten reichen.

Was passiert, wenn man nichts tut?

Artikel 4 ist eine Pflicht, keine Empfehlung. Direkt sanktioniert wird ein Verstoß derzeit nicht mit einem festen Bußgeldkatalog – aber das greift zu kurz gedacht. Passiert mit KI ein Schaden und es gab keine Schulung, steht die Frage im Raum, ob das Unternehmen seine Sorgfaltspflichten erfüllt hat. Im Streitfall ist die dokumentierte Schulung das Papier, das Sie haben wollen.

Dazu kommt ein praktischer Punkt: Geschulte Teams machen weniger Fehler. Die häufigsten KI-Pannen im Mittelstand sind keine Technikprobleme. Es sind vertrauliche Daten im falschen Tool und ungeprüfte Texte beim Kunden. Beides lässt sich mit zwei Stunden Schulung weitgehend abstellen.

Das Fazit

Die KI-Kompetenzpflicht ist kein Bürokratiemonster. Sie ist mit einer kompakten Schulung, einer Teilnahmebestätigung und einem kurzen Richtliniendokument erfüllt. Richtig gemacht, ist sie sogar nützlich: Ihr Team arbeitet danach sicherer und souveräner mit KI – und Sie wissen, dass nichts Vertrauliches das Haus verlässt.

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